KSeF a faktury zagraniczne – czy dotyczy każdej transakcji?

Gdy 1 stycznia 2022 roku wprowadzono Krajowy System e-Faktur, powszechnie nazywany KSeF, wielu przedsiębiorców przyjęło go sceptycznie. I chociaż od pojawienia się KSeF minęły już ponad dwa lata, a system nadal jest tylko rozwiązaniem opcjonalnym, wątpliwości nie ustają. Czy fakturowanie elektroniczne w KSeF dotyczy każdej transakcji, także tej zagranicznej?

System KSeF – czym dokładnie jest?

System KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to innowacyjne narzędzie wprowadzane od 2022 roku, które służy do elektronicznego wystawiania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych. Głównym celem jego wprowadzenia jest usprawnienie procesu fakturowania oraz zapobieganie nadużyciom i błędom podatkowym.

W kontekście zalet systemu KSeF najczęściej wspomina się o:

• cyfryzacji faktur, co eliminuje konieczność drukowania i przechowywania fizycznych dokumentów;
• zautomatyzowaniu fakturowania, ze wyklucza ryzyko wystąpienia tzw. błędu ludzkiego przy wprowadzaniu danych;
• braku ryzyka zgubienia faktur, które są przechowywane w systemie przez 10 lat;
• oszczędnościach finansowych, wynikających z ograniczenia kosztów papieru, drukowania i archiwizacji dokumentów.

Niemniej należy też wziąć pod uwagę potencjalne wady systemu KSeF, które mogą dawać się we znaki przede wszystkim na etapie początkowym wprowadzania i testowania narzędzia – przede wszystkim chodzi tu o możliwe awarie systemu. Występuje też konieczność dostosowania procesów firmowych oraz pracowników do elektronicznego obiegu dokumentów, co może być wyzwaniem dla niektórych przedsiębiorstw.

Czy transakcje zagraniczne muszą być fakturowane elektronicznie?

Przede wszystkim podkreślmy jedną rzecz: aktualnie system KSeF nadal jest rozwiązaniem opcjonalnym w przedsiębiorstwach. Co więcej, nic nie wskazuje na to, by w najbliższym czasie miało się to zmienić, bo plany, według których KSeF miał zostać wprowadzony obligatoryjnie 1 lipca 2024 roku, zostały w styczniu wyrzucone do kosza.

Jednak przedsiębiorca, który decyduje się na KSeF, jest zobowiązany do e-fakturowania także wszystkich transakcji zagranicznych. Dotyczy to również podmiotów, które nie posiadają siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce. Jeżeli zagraniczny kontrahent nie ma dostępu do KSeF, e-fakturę można przesłać mu tradycyjnie, na przykład mailem, w którym faktura opatrzona specjalnym kodem QR, jest uwzględniona w pliku PDF.

Masz pytania dotyczące KSeF? Skontaktuj się ze sepcjalistami!

Pamiętaj, by system KSeF postrzegać jako potencjalne ułatwienie, a nie problem! Jeśli masz więcej pytań dotyczących tego narzędzia, skontaktuj się ze specjalistami, takimi jak Monika Salawa, prowadząca blog https://podatkiprogramisty.pl/.