Jak zmienić biuro rachunkowe? Przejście do nowego biura krok po kroku

Masz wątpliwości związane z poprawnością rozliczeń księgowych w dotychczasowym biurze rachunkowym? Nie otrzymujesz od niego oczekiwanego wsparcia merytorycznego? A może po prostu udało Ci się znaleźć lepszą ofertę? Sprawdź, jak przejść do nowego biura rachunkowego szybko i sprawnie.

Kiedy warto zmienić biuro rachunkowe na inne?

Profesjonalizm, terminowość, rzetelność, chęć do pomocy i indywidualne podejście do klienta – to główne cechy, którymi powinno wyróżniać się dobre biuro rachunkowe. Niestety, nie każde biuro na rynku oferuje usługi na wysokim poziomie. Błędy popełniane przez księgowego mogą dla jego klienta zakończyć się nawet nałożeniem kar finansowych.

Najczęstsze przyczyny zmiany biura księgowego:

• braki w dokumentacji,
• niepoprawne rozliczenia,
• niedotrzymywanie terminów,
• niedopełnienie obowiązków,
• niewystarczające wsparcie merytoryczne,
• obniżenie standardu usług,
• brak informacji zwrotnych o naliczonych podatkach czy zmianach ustawowych.

W takich sytuacjach przejście do nowego biura rachunkowego będzie najlepszym rozwiązaniem, by firma mogła znów odzyskać kontrolę nad stanem finansów i rozliczeń.

Zmiana biura księgowego – jaki moment jest najlepszy?

Zasadniczo zmiana biura jest możliwa w dowolnym momencie – zarówno na początku roku podatkowego, jak i w jego środku. Najlepiej jednak zrobić to wtedy, gdy doszło już do zamknięcia bieżącego okresu rozliczeniowego, złożenia wszystkich deklaracji i opłacenia podatków. Dobrym momentem do zmiany będzie też nowy rok – wtedy można zachować spójność w prowadzonej dokumentacji.

Warto jednak pamiętać o tym, że umowa z dotychczasowym biurem rachunkowym najczęściej zakłada okres wypowiedzenia. Wynosi on zazwyczaj 3 miesiące. W okresie wypowiedzenia można już podpisać umowę z nowym biurem, by współpraca rozpoczęła się wraz z dniem wygaśnięcia poprzedniej.

Zmiana biura rachunkowego - Krok po kroku 

1. Wypowiedzenie umowy z dotychczasowym biurem. Wypowiedzenie należy złożyć pisemnie – najlepiej dostarczyć je w dwóch egzemplarzach dla biura i dla siebie. Dokumenty powinny być podpisane przez obie strony.
2. Zawarcie umowy z nowym biurem. Umowa o świadczenie usług księgowych przez nowe biuro rachunkowe powinna rozpoczynać się w dniu, gdy wygasa poprzednia lub miesiąc przed (okres przejściowy),
3. Podpisanie pełnomocnictwa. Z nowym biurem należy zawrzeć pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji na druku UPL-1 – upoważnia biuro do reprezentowania klienta. Należy też odwołać pełnomocnictwo dotychczasowego biura na druku OPL-1.
4. Ostatnim krokiem jest odebranie dokumentacji z biura, w którym złożyło się wypowiedzenie, a następnie przeniesienie jej do nowego. Wśród przekazanych dokumentów powinny znaleźć się m.in.:

• deklaracje podatkowe,
• deklaracje ZUS,
• umowy,
• dokumentacja kadrowo-płacowa,
• faktury sprzedażowe i kosztowe.

Odbiór dokumentacji warto potwierdzić sporządzeniem protokołu.

Chcesz zmienić biuro rachunkowe? Sprawdź Keep Going Group!

Źródło: https://keep-going.pl/ksiegowosc/jak-zmienic-biuro-rachunkowe/