Arkusz Excel w utrzymaniu ruchu - kiedy przestaje wystarczać i jak przenieść dane do systemu?

Sama migracja nie jest trudna technicznie. Najwięcej pracy wymaga ujednolicenie danych, które latami wpisywały różne osoby.

Sygnały, że arkusz przestał wystarczać

Arkusz zwykle nie zawodzi nagle. Problemy narastają stopniowo, a najczęściej powtarzają się te:

• w obiegu jest kilka wersji pliku i nie wiadomo, która jest aktualna,
• przegląd wypadł z harmonogramu, bo nikt nie zajrzał do właściwej zakładki,
• zużyte części nie są powiązane z awarią i maszyną, więc nie da się policzyć kosztu utrzymania urządzenia,
• technik na hali nie ma dostępu do historii maszyny,
• po odejściu pracownika część wiedzy znika razem z jego plikami.

Jeden z tych sygnałów nie oznacza jeszcze, że trzeba zmieniać narzędzie. Gdy pojawia się kilka naraz, czas poświęcany na pilnowanie arkusza zaczyna przewyższać korzyść z jego prostoty.

Jakie dane przenieść do systemu

Przed migracją trzeba zdecydować, co przenosi się w całości, a co zostaje w archiwum. Podstawą jest kartoteka maszyn: nazwy, numery inwentarzowe, lokalizacja, producent i dane techniczne. Do tego dochodzi harmonogram przeglądów z częstotliwościami oraz lista części zamiennych przypisanych do maszyn. Historię awarii warto przenieść w zakresie potrzebnym do bieżącej pracy i analiz. W wielu zakładach dobrym punktem wyjścia są ostatnie dwa, trzy lata, a starsze zapisy można pozostawić w archiwum. Zakres zależy od rodzaju maszyn, dostępności danych i wymagań dotyczących dokumentacji.

Przy okazji zbiera się informacje, których w arkuszu często brakuje, a które w systemie przydają się od pierwszego dnia: stany liczników motogodzin dla przeglądów zależnych od czasu pracy, kontakty do serwisów zewnętrznych czy terminy badań urządzeń objętych dozorem technicznym.

Porządkowanie danych przed importem

Arkusze prowadzone latami mają podobne usterki: jedna maszyna zapisana pod trzema nazwami, puste kolumny, daty w różnych formatach i kilka informacji w jednej komórce. Przed importem każda maszyna dostaje jeden identyfikator, nazewnictwo zostaje ujednolicone, a duplikaty usunięte. To także dobry moment, żeby ustalić strukturę zakładu: wydział, linia, maszyna, podzespół. W systemie ta struktura porządkuje później zlecenia, koszty i raporty.

Kto powinien przygotować dane

Dane najlepiej porządkuje osoba, która zna zarówno arkusz, jak i maszyny, na przykład kierownik albo doświadczony technik. Informatyk pomoże przy formatach plików i samym imporcie, ale nie rozstrzygnie, czy „prasa 2” i „PH-2” to ta sama maszyna. Na tę pracę trzeba zarezerwować czas w grafiku, bo porządkowanie danych w przerwach między awariami łatwo się przeciąga.

Import danych krok po kroku

Import zaczyna się od danych podstawowych, czyli struktury zakładu i kartoteki maszyn, a dopiero potem dochodzą przeglądy, części i historia awarii. Kolumny arkusza przypisuje się do pól w systemie, a pierwszy import robi się na niewielkiej próbce, na przykład jednym wydziale. Gdy dane trafiły na właściwe miejsca, importuje się resztę. Na koniec porównuje się kilka losowo wybranych maszyn w arkuszu i w systemie.

Przejście na nowy sposób pracy

Po imporcie arkusz zostaje jako archiwum tylko do odczytu, a nowe zgłoszenia i przeglądy trafiają wyłącznie do systemu. Dłuższe prowadzenie dwóch ewidencji równolegle kończy się rozbieżnościami i podważa zaufanie do danych. Zespół potrzebuje krótkiego szkolenia i jasnych zasad, kto wpisuje zgłoszenia, a kto zamyka zlecenia. Podział tych obowiązków zależy od tego, jak zorganizowany jest dział utrzymania ruchu w danym zakładzie.

SUR-FBD (sur.pl) to polski system CMMS/EAM, rozwijany przez warszawską firmę FBD od 2003 roku i wdrożony w ponad 130 zakładach produkcyjnych. Moduł ImportMe pozwala wgrać do systemu większość podstawowych danych prowadzonych dotąd w Excelu, dzięki czemu historia maszyn nie przepada. Producent oferuje też pomoc w przygotowaniu i imporcie danych. Struktura zakładu jest w systemie odwzorowana w formie drzewa, od fabryki przez wydziały i linie aż do maszyn i części zamiennych.