Krajowy System e-Faktur wprowadza precyzyjne zasady dotyczące momentu, w którym nabywca może skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego, a jednocześnie obejmuje swoim zakresem relacje z rolnikami ryczałtowymi oraz transakcje, w których sprzedawca korzysta ze zwolnienia podatkowego. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, kiedy precyzyjnie powstaje prawo do odliczenia z dokumentu otrzymanego elektronicznie, czy gospodarstwo rolne musi liczyć się z nowymi obowiązkami formalnymi oraz jak prawidłowo udokumentować sprzedaż, gdy podatek VAT nie jest wykazywany na fakturze. Poniżej wyjaśniamy te trzy zagadnienia w oparciu o przepisy ustawy o podatku od towarów i usług obowiązujące od 2026 roku.

Data odliczenia VAT z faktury KSeF oraz zasady korekt

Moment, w którym nabywca otrzymuje fakturę, ma kluczowe znaczenie dla rozliczeń podatkowych, ponieważ od niego zależy okres, w którym można zrealizować prawo do odliczenia podatku naliczonego. Data odliczenia VAT z faktury KSeF została precyzyjnie określona w przepisach, zgodnie z którymi dokument ustrukturyzowany uznaje się za otrzymany w dniu przydzielenia mu numeru identyfikującego w systemie, niezależnie od tego, czy nabywca faktycznie zalogował się i sprawdził dokument w danym momencie. Ta zasada eliminuje dotychczasowe trudności związane z ustalaniem dnia wpływu papierowej korespondencji lub momentu otrzymania wiadomości elektronicznej, ponieważ system rejestruje moment przydzielenia numeru jednoznacznie dla obu stron transakcji. Warunkiem zrealizowania prawa do odliczenia pozostaje jednak nie tylko posiadanie faktury, lecz również powstanie obowiązku podatkowego u sprzedawcy w odniesieniu do nabytych towarów lub usług. Nabywca musi zatem zweryfikować, czy dla danej transakcji obowiązek ten już zaistniał, ponieważ wcześniejsze odliczenie podatku nie jest możliwe nawet przy posiadaniu dokumentu. Jeżeli odbiorca faktury nie wyraził zgody na otrzymywanie dokumentów bezpośrednio w systemie i pozyskał fakturę inną drogą, na przykład mailem od sprzedawcy, realizacja prawa do odliczenia przebiega na zasadach ogólnych, a nie według reguły przydzielenia numeru systemowego.

Szczególną uwagę warto zwrócić na sytuację korekt zmniejszających podstawę opodatkowania. W takim przypadku nabywca ma obowiązek zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę korygującą, a w systemie KSeF momentem tym jest dzień przydzielenia numeru identyfikującego korekcie. Praktyczną konsekwencją tej zasady jest pełna synchronizacja rozliczeń między wystawcą i odbiorcą dokumentu, ponieważ obie strony transakcji odnoszą się do tej samej daty systemowej, niezależnie od własnych procedur wewnętrznych dotyczących obiegu dokumentów księgowych. Faktura korygująca do dokumentu wystawionego pierwotnie w systemie musi również zostać sporządzona jako ustrukturyzowana, a jej rozliczenie podatkowe następuje w dacie wystawienia takiej korekty. Dla działów księgowości oznacza to konieczność dostosowania harmonogramów rozliczeniowych do rytmu nadawania numerów przez system, a nie do tradycyjnych terminów odbioru dokumentacji papierowej czy elektronicznej poczty.

Faktura dla rolnika ryczałtowego a KSeF oraz fakturowanie bez podatku

Relacje handlowe z gospodarstwami rolnymi korzystającymi ze zwolnienia podatkowego podlegają specyficznym regułom, które różnią się od standardowego obrotu między przedsiębiorcami. Faktura dla rolnika ryczałtowego a KSeF to zagadnienie, w którym kluczowe jest rozróżnienie dwóch sytuacji: sprzedaży na rzecz rolnika oraz zakupu produktów rolnych od niego. Gdy przedsiębiorca sprzedaje towar rolnikowi korzystającemu ze zwolnienia, transakcja standardowo dokumentowana jest paragonem fiskalnym, ponieważ rolnik w takiej relacji traktowany jest analogicznie do osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Jeżeli jednak rolnik zażąda wystawienia faktury, sprzedawca musi wystawić ją w systemie, a w przypadku braku numeru identyfikacyjnego u rolnika dokument zostanie oznaczony kodem umożliwiającym jego weryfikację i przekazany w sposób uzgodniony poza systemem, na przykład drogą elektroniczną. Odwrotna sytuacja, czyli zakup produktów rolnych od gospodarstwa korzystającego ze zwolnienia, podlega odrębnym regulacjom dotyczącym dokumentu rozliczeniowego wystawianego przez nabywcę. Możliwość sporządzenia takiej faktury w systemie ma charakter dobrowolny i zależy wyłącznie od woli rolnika, który musi uwierzytelnić się w KSeF oraz wskazać nabywcę jako uprawnionego do wystawiania dokumentów rozliczeniowych w jego imieniu. Dopóki rolnik nie złoży takiego oświadczenia elektronicznie, dokument musi powstać poza systemem, w formie tradycyjnej zawierającej pisemne potwierdzenie statusu podatnika zwolnionego.

Pytanie jak wystawić fakturę w KSeF bez VAT dotyczy szerszej kategorii transakcji, nie tylko relacji z producentami rolnymi, ponieważ wielu przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego z podatku od towarów i usług również podlega obowiązkowi fakturowania ustrukturyzowanego. System wymaga w takiej sytuacji wskazania podstawy prawnej zwolnienia oraz zachowania wszystkich elementów konstrukcyjnych dokumentu określonych w ustawie, mimo że na fakturze nie wykazuje się kwoty podatku należnego. Struktura logiczna obowiązująca w systemie pozwala na oznaczenie takiej transakcji odpowiednim kodem, a sam proces wystawienia nie różni się technicznie od standardowego fakturowania, poza brakiem wartości podatkowej w odpowiednich polach dokumentu. Warto pamiętać, że posiadanie numeru identyfikacji podatkowej jest warunkiem koniecznym do skorzystania z systemu niezależnie od tego, czy dana transakcja podlega opodatkowaniu, czy korzysta ze zwolnienia. Portal Poradnik Przedsiębiorcy regularnie aktualizuje materiały dotyczące tych zagadnień, dostarczając przedsiębiorcom oraz biurom rachunkowym praktycznych wskazówek odnośnie do dokumentowania transakcji zwolnionych z podatku, a osoby zainteresowane szczegółowymi wytycznymi mogą korzystać z eksperckich treści publikowanych przez Poradnik Przedsiębiorcy.