Image by Louis from Pixabay
Krajowy System e-Faktur już teraz jest obowiązkowy dla wielu przedsiębiorców. Jest to ogólnopolski system informatyczny, który daje możliwość wystawiania i odbierania faktur strukturalnych. W przepisach prawnych dokładnie określono, jak nadawana jest numeracja w KseF i jaka jest data wystawienia faktury w tym programie. Co trzeba wiedzieć na ten temat? Jak odbierać faktury zakupu w KSeF? Sprawdźmy.
Ustawa o VAT wskazuje, że każda faktura musi posiadać kolejny numer KSeF nadany w ramach jednej lub więcej serii, tak aby można było jednoznacznie zidentyfikować dokument. Okazuje się, że jest to obligatoryjny element faktury wystawionej w Krajowym Systemie e-Faktur! Co to dokładnie oznacza? Faktury powinny być numerowane w taki sposób, aby zapewniać ciągłość ewidencjonowania poprzez ich kolejne numerowanie i umożliwić identyfikację konkretnego dokumentu. Nie bez znaczenia jest też to, że zachowanie ciągłości numerowania i możliwości identyfikacji oraz sposoby nadawania numerów fakturom ma za zadanie ustalić podatnik (czyli osoba wystawiająca faktury w KSeF).
Każda faktura musi posiadać swój numer - powinna zawierać numer kolejny, o jeden większy od poprzedniej faktury. Jeżeli chodzi o dwie następujące po sobie faktury, muszą one mieć zachowaną ciągłość numeracji, co oznacza, że numery między nimi nie mogą pozostać wolne.
Jaka jest data wystawienia faktury w KSeF? Zacznijmy od tego, że faktura strukturalna jest wystawiana i otrzymywana z użyciem KSeF za pomocą oprogramowania interfejsowego, w elektronicznym formacie i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego. Formatem tym jest plik XML. Warto podkreślić, że fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną wraz z dniem jej przesłania do KSeF, natomiast faktura ta jest uznana za otrzymaną w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego. Jeżeli jednak dojdzie do udostępnienia faktury strukturalnej nabywcy wskazanemu w art. 106gb ust.4, w sposób inny niż poprzez Krajowy System e-Faktur, datą otrzymania jest data jej faktycznego otrzymania przez nabywcę!
Dokumenty w KSeF uznawane są za wystawione po ich wysyłce do tego systemu, przez co przedsiębiorca tworzy w systemach fakturujących jedynie dokument sprzedaży. W celu zlecenia wystawienia faktury, trzeba zlecić jej wysyłkę. Jak to zrobić? W systemie wFirma można to wykonać z poziomu okna wystawiania faktury lub po stworzeniu wersji roboczej. Przechodzimy do zakładek: Przychody - Sprzedaż i zaznaczamy wersję roboczą faktury, a następnie wybieramy opcję: Rozlicz - Zatwierdź Fakturę.
Jak odbierać KSeF faktury zakupowe? Wystawianie i wysyłka faktur bezpośrednio do Krajowego Systemu e-Faktur to bardzo proste zadanie. Aby wystawić dokument, przechodzimy do: Przychody - Sprzedaż - Wystaw - Fakturę i wskazujemy dane nabywcy oraz dane dotyczące sprzedaży. Jeśli chcemy zapisać fakturę w systemie wFirma i wysłać ją do KSeF, skorzystajmy z przycisku Zapisz i Wyślij do KSeF. A jak zaimportować z KSeF faktury kosztowe? W takiej sytuacji klikamy: Wydatki - Wersje Robocze - Importuj z KSeF. Potem zaznaczamy datę, od której mają zostać pobrane faktury.
Import faktur kosztowych z KSeF z użyciem systemów księgowych to bardzo dobre rozwiązanie dla przedsiębiorcy. W efekcie można bezpośrednio pobierać faktury wraz z wizualizacją. Jakie korzyści uzyskujemy? Przede wszystkim:
Korzyścią jest też zwiększenie bezpieczeństwa w zakresie poprawności zapisów księgowych (wyeliminowane zostają tak zwane czeskie błędy).
Jak widzimy, obowiązkowe korzystanie z KSeF jest jednoznaczne z wprowadzeniem nowych zasad fakturowania. Przedsiębiorcy muszą liczyć się ze zmianami i postępować zgodnie z aktualnymi przepisami prawnymi. Krajowy System e-Faktur stanowi spore ułatwienie pracy dla firm i pozwala skierować wszystkie faktury do jednego, centralnego miejsca.
